Mengelola Persedian Barang

BAB I

PENDAHULUAN

A.        Latar Belakang

            Salah satu fungsi mengelola yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory controll), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan produksi dapat dipenuhi.

Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).

Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, biaya kerusakan/kehilangan, Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan. Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu : 1). Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan. 2). Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada. 3). Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.
Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.

B.         Rumusan Masalah

1.        Apa pengertian Mengelola Persediaan?

2.        Apa manfaat Mengelola Persediaan?

3.        Metode apa yang digunakan dalam Mengelola Persediaan?

4.        Bagaimana Pencatatan dalam Mengelola Persediaan?

C.        Tujuan Mengelola Persediaan

a.              Untuk menjaga jangan sampai persediaan habis]

b.              Untuk menjaga jangan sampai mengecewakan konsumen

c.              Untuk menjaga agar jangan sampai jumlah perseidaan barang dagangan berlebihan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Mengelola Persediaan

            Persediaan (inventory) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdaya-sumberdaya organisasi) yang disimpan yang akan dipergunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya : untuk proses produksi atau perakitan, untuk suku cadang dari peralatan, maupun untuk dijual. Walaupun persediaan hanya merupakan suatu sumber dana yang menganggur, akan tetapi dapat dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan.

Jenis-jenis persediaan dalam suatu perusahaan menurut fungsinya dapat dibedakan atas: 

·         Bath Stock/Lot Size Inventory adalah persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.

Keuntungannya:
a. Potongan harga pada harga pembelian.                   

b. Efisiensi produksi. 

c. Penghematan biaya angkutan.

·         Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.

·         Anticipation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan, atau permintaan yang meningkat.

B.     Manfaat Mengelola Persediaan

Masalah pengendalian persediaan merupakan salah satu masalah penting yang dihadapi perusahaan, pada kebanyakan perusahaan persediaan merupakan bagian besar yang tercantum dalam neraca. Persediaan yang terlalu besar atau terlalu kecil dapat menimbulkan masalah-masalah yang pelik. Manajemen persedaiaan yang efektif dapat memberikan sumbangan kepada keuntungan perusahaan.

Tugas manajemen persediaan adalah menyediakan persediaan yang diperlukan untuk menjamin kelangsungan operasi perusahaan pada tingkat biaya minimal (TC min).

Manajemen Persediaan (inventory) hubungannya dengan pihak-pihak yang terkait dengan persediaan :

o   Dengan kepentingan manajer pembelian, orientasi keputusan pembelian material pada jumlah besar untuk memperoleh discount/potongan dari supplier.

o   Dengan kepentingan manajer produksi, orientasi keputusan pembelian material pada jumlah besar untuk menjamin kelancaran proses produksi.

o   Dengan kepentingan manajer keuangan, orientasi keputusan pembelian material pada jumlah besar untuk memperoleh discount/potongan dari supplier.

o   Dengan kepentingan manajer produksi, orientasi keputusan pembelian material pada jumlah kecil untuk efisiensi penggunaan dana

Peran manajemen persediaan adalah merekonsiliasikan kepentingan-kepentingan ke dalam kebijakan persediaan yang dapat diterima oleh berbagai kepentingan demi untuk mencapai tujuan perusahaan.

C.    Metode Pengendalian Persediaan

            Ada beberapa model pendekatan untuk menganalisis persediaan suatu perusahaan, yaitu dengan model Economic Order Quantity (EOQ), model Back Order, model Fixed Production rate dan modelQuantity Discount yang kesemuanya berasumsi bahwa semua parameter telah diketahui dengan pasti (model-model deterministic).

Pendekatan yang umum digunakan untuk manajemen persediaan adalah dengan EOQ (Economic Order Quantity Model) dan yang terbaru dengan metode MRP model (mengenai model-model manajemen persediaan dibahas lebih rinci di mata kuliah manajemen operasional dan manajemen persediaan). Model ini digunakan untuk menentukan jumlah pembelian bahan baku yang optimal yaitu jumlah yang harus dipesan dengan biaya yang paling rendah (ekonomis).

Ada dua keputusan dasar dalam EOQ, yaitu:

§  Berapa jumlah bahan baku yang harus dipesan pada saat bahan baku tersebut perlu dibeli kembali (Replenisment Cyle)

§  Kapan perlu dilakukan pembeliaan kembali (Reorder point)

Asumsi yang digunakan dalam analisis EOQ ini adalah:

a)      Jumlah kebutuhan bahan baku sudah dapat ditentukan lebih dahulu secara pasti untuk penggunaan selama 1 tahun/ 1 periode tertentu.

b)      Penggunaan bahan baku selalu pada tingkat yang konstan secara kontinyu

c)      Pesanan persis diterima pada saat tingkat persediaan sama dengan nol (0) atau di atas safety stock (persediaan minimal/besi)

d)      Harga konstan selama periode tertentu

D.    Metode Pencatatan Persediaan Barang

Dalam melakukan pengelolaan persediaan barang dagangan, ada beberapa hal yang perlu di perhatikan, yaitu:

a)      Sistem pencatatan yang paling tepat,

b)      Metode pencatatan yang tepat untuk menetukan persediaan,

c)      Menghitung persediaan barang dagangan,

d)      dan Menyusun laporan persediaan.

Mengenai sistem pencatatan, ada dua sistem pencatatan :

a.       Pencatatan secara terus menerus (perpetual system).

Cara pencatatan yang dilakukan secara terus–menerus. Dasar dari sistem ini adalah mencatat semua penambahan dan pengurangan dengan cara yang sama seperti pencatatan kas, yaitu masing-masing jenis barang dibuat perkiraan sendiri-sendiri dan untuk transaksi yang berkaitan dengan pengembalian dan pengurangan harga dibukukan dalam buku pembantu (subsidiary ledger).

b.      Pencatatan secara periodic (periodic system).

Cara pencatatan yang dilkukan pada waktu atau periode tertentu, misalnya mingguan, bulanan atau semester.

Mengenai metode pencatatan persediaan barang dagangan dapat digunakan cara berikut.

a.              First-in, First-out (FIFO)

Barang yang pertama masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan.

b.              Last-in, First-out (LIFO)

Barang yang paling akhir masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan.

c.              Average Cost (AC)

Barang-barang yang dikelurakan daicatat berdasarkan harga rata-ratanya.

Dengan mengetahui dan memahami sistem pencatatan dan metode pencatatan, akan dapat dihitung persediaan barang dagangan dengan tepat sehingga dapat mengukur pengadaan persediaan barang dagangan dengan tingkat persediaan yang menguntungkan.

Setelah menghitung dan mencatat persediaan barang, selanjutnya perlu disusun laporan persediaan barang dagangan. Penyusunan laporan perlu dibuat dalam rangka pelaksanaan administrasi. Laporan persedian barang dagangan dibuat secara periodik. Data yang diperlukan untuk menyususn laporan ini diperoleh dari:

a)              Buku pembelian (tunai/kredit)

b)             Buku penjualan (tunai/kredit)

c)              Kartu persediaan gudang

d)             Kartu persediaan di took

e)              Kartu retur pembelian

f)              Kartu retur penjualan.

Setelah penyusunan laporan persediaan selesai, selanjutnya laporan tersebut disampaikan ke baian keuangan, yang kemudian akan dijadikan sebagai data untuk menyusun laporan keuangan yaitu laporan rugi laba dan neraca.

Oleh karena akhir suatu periode merupakan persediaan awal untuk periode berikutnya, maka jika persediaan akhir ditetapkan salah, akan mengakibatkan berlanjutnya kesalahan yang tidak dapat dihindarkan. Pengelolaan persediaan adalah suatu tindakan seorang pengusaha untuk menjaga agarapersediaan barng tetap stabil sesuai rencana. Stabil artinya jangan sampai kekurangan dan kelebihan. Pencatatan persediaan dapat dilakukan dengan cara terus-menerus atauberkala/periodik. Laporan persediaan harus akurat karena berpengaruh pada keseimbangan antara biayayang dikeluarkan dan pendapatan di dalam satu periode.

BAB III

PENUTUP

            Persediaan biasanya merupakan aktiva lancar terbesar dari suatu perusahaan, dan diperlukan pengukuran yang tepat untuk menjamin laporan keuangan yang akurat. Jika persediaan tidak dihitung secara tepat, pengeluaran dan penerimaan tidak dapat dicocokkan secara benar. Jika persediaan akhir tidak benar, maka hasilnya adalah saldo-saldo dari neraca berikut ini uga tidak akan benar: persediaan barang dagangan, total aktiva, dan ekuitas pemilik modal. Ketika persediaan akhir tidak benar, harga pokok penjualan barang dagangan dan laba bersih juga akan tidak benar di dalam laporan laba rugi.        

Fungsi Persediaan. 

1. Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan     

2. Menyesuaikan dengan jadwal produksi                     

3. Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga           

4. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman      

5. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan.            

6. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount    

7. Komitmen terhadap pelanggan.           

             Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu :

1). Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan.

2). Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada.

3). Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.

DAFTAR PUSTAKA

Hanafi, M.B.A. Dr. Mamduh M. 2004. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: BPFE.

Syamsuddin, M.A., Drs. Lukman. 2007. Manajemen Keuangan Perusahaan. Jakarta: 

Raja Grafindo Persada.

Brigham, Eugene F. Dan Joel F. Houston. 2001. Manajemen Keuangan. Jakarta: 

Erlangga.

- See more at: http://pmj-maharta.blogspot.co.id/2012/06/makalah-manajem-persediaan.html#sthash.Y7piD4Ls.dpuf